GoverMaxx
No Coding Business Platform

Digitaal vergaderen

In onze huidige communicatiemaatschappij en groeiend aantal netwerken (teams) is de behoefte aan het afstemmen van het (collectief) denken en doen groot. Digitaal vergaderen, overleg voeren, snel zaken afstemmen en elkaar informeren gebeurt meer en meer zonder dat we noodzakelijk in dezelfde fysieke ruimte aanwezig moeten zijn. De huidige technologie verhoogt de performance van de organisatie, verlaagt de kosten en zorgt voor snelle beslissingen. Deze virtuele manier van samenwerken passen we steeds vaker toe in de vorm van informele afstemmingen via appjes, een telefoontje, skype (for Business), webinars maar ook in de vorm van formeel vergaderen met als doel de besproken punten, keuzes en gemaakte afspraken formeel vast te leggen. Voor het goede verloop van de formele vergaderingen wilt uw organisatie de behoefte aan uitnodigingen, agenda’s, bijbehorende stukken, besluitenlijsten creëren. Verslaglegging eenvoudig digitaal ondersteunen en de (op onderwerpen) genomen besluiten ook digitaal vastleggen bij het betreffende project, proces, persoon of zaak (dossier). 

Digitaal vergaderen is de toekomst
In een dergelijk formele setting is sprake van een voorbereiding en zijn de rolverdelingen (stemverhoudingen, mandaten e.d.) duidelijk zichtbaar. Elk agendapunt heeft een concreet doel; brainstormen, mening vormen, keuzes maken e.d. De output ervan dient in de vorm van data (formulieren), volzinnen, alinea’s of verslagen vastgelegd te worden als een digitale document, video of geluidsband. Voor de uitvoering ervan wilt u dat de informatie (besluitvorming) via meerdere invalshoeken voor uitvoering toegankelijk te zijn bijvoorbeeld bij het betreffende project, proces, persoon of zaak. Het GoverMaxx platform biedt de mogelijkheid alle informatie van voorbereiding tot en met de uitvoering (in de vorm van gestructureerde data) vast te leggen in (her)bruikbare informatie en in het verlengde daarvan uw digitale bedrijfsvoering. 

Vergaderplannen is resource plannen
Ter voorbereiding op  vergaderingen dienen resources gepland te worden. Ingeval van fysieke bijeenkomst de ruimte zelf inclusief technische en facilitaire voorzieningen en last but not least de deelnemers.  Deze resources om ze voor het gemak maar onder één (bedrijfsvoerings) noemer te plaatsen moeten ingepland worden. Agenda's van mensen, bezetting van ruimtes en gebruik van middelen. Elke afzonderlijke resource planning komt bijeen in de vergaderplanning. GoverMaxx biedt de mogelijkheid een geïntegreerde resource planning middels haar platform te beheren en beheersen vanuit deze integrale benadering. Zowel ten behoeve van de informele of ad hoc vergaderingen als voor de regulier geplande wekelijkse, maandelijks bijeenkomsten en de bijeenkomsten met een andere tijdsinterval.

Functionele efficiëntie
Uw organisatie wilt aan een specifieke vergadering, webinar, overleg en elke ander communicatievorm maar ook projecten, processen, zaken en taken kunnen te behandelen onderwerpen, documenten, dossiers e.d. kunnen toekennen. Wanneer alle voorstellen zijn toegekend aan de geplande vergadering, kan de digitale agenda of de inhoud van het programma automatisch  gegenereerd worden. Deelnemers kunnen vervolgens hun stukken en alle benodigde informatie direct benaderen voorafgaand, tijdens en na afloop van de vergadering.

Ditzelfde geldt voor de genomen besluiten. Nadat besluiten genomen zijn wordt de besluitenlijst automatisch gegenereerd en toegevoegd aan het vergaderdossier. De afzonderlijke besluiten worden toegekend aan de afzonderlijke projecten, processen, zaken e.d. 

 
E-mailen
Bellen