GoverMaxx
No Coding Business Platform

Digitaal vergaderen

In onze huidige communicatiemaatschappij en groeiend aantal netwerken (teams) is de behoefte voor het afstemmen van het (collectief) denken en doen groot. Digitaal vergaderen, overleg voeren, snel zaken afstemmen en elkaar informeren gebeurt meer. En steeds vaker zonder dat we in dezelfde fysieke ruimte aanwezig moeten zijn. De huidige technologie verhoogt de performance van de organisatie, verlaagt de kosten en zorgt voor snelle beslissingen. Deze virtuele manier van samenwerken passen we steeds vaker toe in de vorm van informele afstemmingen via appjes, een telefoontje, Microsoft teams (for Business), webinars maar ook in de vorm van formeel vergaderen met als doel de besproken punten, keuzes en gemaakte afspraken formeel vast te leggen. Voor het goede verloop van de formele vergaderingen wil uw organisatie de behoefte creëren aan uitnodigingen, agenda’s, bijbehorende stukken, besluitenlijsten. Verslaglegging eenvoudig digitaal ondersteunen en de genomen besluiten ook digitaal bij het betreffende project, proces, persoon of zaak (dossier) vastleggen.

Digitaal vergaderen is de toekomst
In een formele setting is sprake van een voorbereiding en de rolverdelingen (stemverhoudingen, mandaten e.d.) duidelijk zichtbaar. Elk agendapunt heeft een concreet doel; brainstormen, mening vormen, keuzes maken e.d. De output ervan dient in de vorm van data (formulieren), volzinnen, alinea’s of verslagen vastgelegd te worden als een digitale document, video of geluidsband. Voor de uitvoering ervan wilt u dat de informatie (besluitvorming) via meerdere invalshoeken toegankelijk te zijn bijvoorbeeld bij het betreffende project, proces, persoon of zaak. Het GoverMaxx Platform biedt de mogelijkheid alle informatie van de voorbereiding tot en met de uitvoering (in de vorm van gestructureerde data) vast te leggen in (her)bruikbare informatie en in het verlengde daarvan uw digitale bedrijfsvoering.

Vergaderplannen is resource plannen
Ter voorbereiding op vergaderingen dienen resources gepland te worden. Ingeval van fysieke bijeenkomst moet de ruimte inclusief technische en facilitaire voorzieningen en last but not least de deelnemers geregeld worden. Deze resources zijn om ze voor het gemak maar onder één (bedrijfsvoerings) noemer geplaatst. Voorbeelden van deze resources zijn agenda’s van medewerkers, bezetting van ruimtes en gebruik van middelen. Elke afzonderlijke resource planning komt bijeen in de vergaderplanning. Het GoverMaxx Platform biedt de mogelijkheid om een geïntegreerde resource planning te beheren en beheersen vanuit deze integrale benadering. Zowel de informele of ad hoc vergaderingen als de regulier geplande wekelijkse, maandelijks bijeenkomsten en de bijeenkomsten met een andere tijdsinterval.

Functionele efficiëntie
Uw organisatie wil aan een specifieke vergadering, webinar, overleg en elke ander communicatievorm maar ook projecten, processen, zaken en taken kunnen te behandelen onderwerpen, documenten, dossiers e.d. kunnen toekennen. Wanneer alle voorstellen zijn toegekend aan de geplande vergadering, kan de digitale agenda of de inhoud van het programma automatisch gegenereerd worden. Deelnemers kunnen vervolgens hun stukken en alle benodigde informatie direct benaderen voorafgaand, tijdens en na afloop van de vergadering.
Ditzelfde geldt voor de genomen besluiten. Nadat besluiten genomen zijn wordt de besluitenlijst automatisch gegenereerd en toegevoegd aan het vergaderdossier. De afzonderlijke besluiten worden toegekend aan de afzonderlijke projecten, processen, zaken e.d.

 
E-mailen
Bellen